Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Sous l’autorité de la cheffe de section et de son adjointe, vous assurez le soutien logistique et l'organisation protocolaire des manifestations et réunions qui se déroulent à l’Hôtel de Beauvau.

Les missions confiées sont les suivantes :

1- Organisation et coordination de la mise en place des manifestations protocolaires et événementielles (réunions, réceptions, cérémonies diverses) passant par l'élaboration et la gestion des invitations, la réalisation des déroulés et des dossiers des cérémonies et manifestations, la gestion des installations et dispositifs protocolaires, la participation à la réalisation des cavaliers et des plans de tables avec le suivi du calendrier ;

2- Gestion des demandes de prestations (devis, commandes, maintenance, habilitations diverses), des relations avec les fournisseurs (suivi des commandes jusqu'à la livraison / réalisation des prestations);

3- Suivi des stocks et des inventaires, des dispositifs protocolaires, veiller à leur entretien ;

4- Suivi et gestion des locaux (aménagement, état des lieux, signalétiques, mise à jour des plans, entretien) ;

D'autres missions pourraient selon l'évolution du service être ajoutées ou retranchées.

Votre environnement professionnel :


Le bureau des cabinets est en charge du soutien du fonctionnement des cabinets du ministre de l’intérieur et de la ministre déléguée :
- il est chargé de la logistique, du protocole et de l’événementiel : installation des cabinets, réceptions, cérémonies publiques et privées, grandes rencontres internationales, déplacements des ministres ;
- il prépare et assure le suivi budgétaire des cabinets et du bureau des cabinets dans le cadre de la LOLF et assure les fonctions de régisseur d'avances et de recettes des cabinets ;
- il assure la sécurité des réseaux pour le compte des cabinets (rôle de RSSI) et assure la maintenance du parc informatique ainsi que celle du suivi des applications spécifiques du cabinet ;
- il assure le suivi de l'activité normative du ministère et participe à l'élaboration du programme du Gouvernement en lien avec le SGG ;
- il prépare les dossiers dans le cadre des promotions dans l’Ordre national du mérite, la Légion d’honneur et la médaille de la sécurité intérieure ;
- il gère l'ensemble des correspondances adressées aux ministres par les élus, les particuliers, les associations et les autres ministres, en liaison avec les directions compétentes du ministère ;
- il pilote le courrier central, qui constitue le bureau de poste des services centraux du ministère en liaison avec la Poste ;
- il procède à une analyse fine du traitement du courrier avant enregistrement et traitement par les membres des cabinets ou par les sections du service de la correspondance ;
- il est chargé de la pré-gestion RH des personnels du BDC et des cabinets ministériels.

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Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique requis
• Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

Autres compétences :

• Organiser des manifestations : organisation technique, logistique et matérielle
• Superviser les prestataires

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
• Savoir s’organiser : niveau maîtrise requis

Savoir-être

• Faire preuve de rigueur et de méthode : niveau pratique requis
• Avoir le sens des relations humaines : niveau expert requis
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
• Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis

Autres compétences :

Avoir le sens de l'initiative, l’esprit pratique, savoir anticiper et gérer les priorité.

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : LOG002A

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)