Vos activités principales

Gestion des agendas de la directrice et de son adjointe, organisation des réunions et préparation des dossiers des réunions.
Accueil, filtrage téléphonique et réorientation des appels.
Gestion des messages électroniques : prise de connaissance pour action, transmission, réponse.
Recherches documentaires sur internet.
Envoi de messages vers les préfectures.
Gestion des permanences week-end et des permanences parlementaires pour le secrétariat général.
Appui ponctuel, dans les conditions fixées par le directeur de cabinet, aux préfets chargés de mission auprès du Secrétaire général.
Gestion des listes de diffusion mail, des annuaires et des outils collaboratifs du cabinet du secrétaire général.
Suivi des retours de commandes aux services.

Votre environnement professionnel

· Activités du service

Vous intégrerez le secrétariat commun du secrétaire général, de la directrice de cabinet et de son adjointe. Ce secrétariat est composé de quatre assistants et vous assurerez plus particulièrement le secrétariat de la directrice de cabinet du secrétaire général (et de son adjointe) en binôme avec un autre agent, selon un fonctionnement en brigade.

· Composition et effectifs du service

Le secrétaire général anime et coordonne les activités de six directions, deux services et une délégation. Il dispose d’un cabinet auquel vous êtes rattaché.

· Liaisons hiérarchiques

Le directeur de cabinet du secrétaire général et son adjointe.

· Liaisons fonctionnelles

Contacts réguliers avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, essentiellement au sein du ministère (cabinets, tous services et directions) et dans les préfectures, voire d’autres ministères ou partenaires externes.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Vous serez amené à travailler en binôme avec un(e) autre assistant(e) et en relation étroite avec les assistants du secrétaire général.

Le travail est organisé en brigade impliquant un régime horaire spécifique : 2 journées complètes et une demi-journée de travail.

Compte-tenu de l’activité du service, le poste nécessite une forte capacité d’adaptation et de réactivité. Une bonne connaissance de l’ensemble des services du ministère tout comme des outils numériques serait appréciée.

Durée attendue sur le poste : 6 mois

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Article L. 332-22 du code général de la fonction publique