GROUPE RIFSEEP : 2

Vos activités principales

Placé sous l’autorité directe du chef du bureau de la relation à l’usager, l’agent aura une double mission :

- Référent de l’équipe accueil et courrier cité : coordination du travail de l’équipe (plannings, consignes, procédures), relais du chef du bureau sur site, interlocuteur privilégié pour les directions occupantes. Le référent est le responsable fonctionnel (3 agents SGCD + un agent mis à disposition par ARS) et hiérarchique sur agents SGVCD de l’équipe accueil/courrier

- Agent polyvalent accueil et courrier à la cité

 
Le poste recouvre les missions suivantes :

 
1) Référent équipe accueil et courrier cité

- Coordonner le travail de l’équipe composée de 5 agents y compris le référent : répartir les tâches, préparer les plannings, s’assurer de pratiques identiques sur les différents postes

- Former et accompagner les nouveaux arrivants au sein de l’équipe

- Relais du chef de bureau et du Service des Moyens Généraux sur site pour les missions accueil et courriers, exercer l’autorité hiérarchique sur les 3 autres agents SGCD.

- Interlocuteur privilégié auprès des directions occupantes

 
2) Agent polyvalent accueil physique et téléphonique

 
- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs

- Écoute et réponse de premier niveau

- Affichage d’informations

- Orientation adéquate en fonction de la demande

- -Appel des services et mise en attente de l’usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné)

 
3) Agent polyvalent mission « courrier »

- Gestion de la remise et de la collecte du courrier avec LA POSTE pour toutes les directions occupantes de la cité sauf la DRFIP

- Tri du courrier « arrivé » et ventilation de celui-ci selon les diverses consignes des directions

- Enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination

- Relever la boite à lettre de la cité administrative

- Préparation et tri des « navettes internes »

- Affranchissement courrier départ

- Réception des petits colis (coursiers)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste en site distant au sein du bureau « relation aux usagers »
Prévoir au sein de l’équipe par roulement, une présence obligatoire 15 minutes avant et pendant les plages d'ouverture au public.

Prévoir la présence tournante et obligatoire à 8h d’un agent de l’équipe pour réceptionner le courrier livré par La Poste.

Nécessité de planifier les absences. au sein de l’équipe.

Poste relevant du régime dérogatoire en matière de temps de travail à 1572 heures (personnels exerçant des fonctions d'accueil) soit 15 jours d'ARTT.

Activité dans le cadre des démarches de qualité (Marianne, Qual-e-pref...)

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers d’autres emplois dans le domaine de la relation aux usagers et de la logistique au sein d’autres administrations.

 
Sur ce poste, l’agent-e aura l’occasion  :

– d’élargir ses compétences sur l’ensemble des missions supports,

– de développer ses connaissances de l’environnement professionnel en vue de la préparation au concours ou dans le cadre d’une mobilité

– de travailler dans un service administratif

- de découvrir des missions d’encadrement et de coordination d’équipe

Qui contacter :

La cheffe du service des moyens généraux – Anne DIJON - 02 32 76 54 21
Le ou la chef(fe) du bureau de relations aux usagers- Simon CRUCHET- 02 32 76 52 74

Connaissance des techniques de l'accueil

Localisation administrative et géographique / Affectation

 Le SGCD est installé à Rouen.

 
Le service des Moyens généraux auquel appartiennent le bureau de la relation à l’usager est situé sur le site de l’Hôtel-Dieu,

Pour autant le poste concerné est situé à la Cité Administrative Saint-Sever - 2 rue Saint-Sever - 76100 ROUEN

Formulaire de candidature :http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Agent titulaire :  Le formulaire de candidature doit impérativement être signé par votre administration d'origine.

L'absence d'avis et/ou de signature rend la candidature irrecevable.

Agent contractuel : Le formulaire doit être complété. Pas besoin de signature de votre administration actuelle.

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)