CABMIN - Gestionnaire logistique, protocole et évènementiel
Groupe RIFSEEP: 2
Le bureau des cabinets est en charge du soutien du fonctionnement du cabinet du ministre et des ministres qui lui sont rattachés :
- il gère la logistique, le protocole et l’événementiel : installation du ou des cabinets, réceptions, cérémonies publiques et privées des ministres, rencontres internationales, déplacements des ministres ;
- il prépare et assure le suivi budgétaire des cabinets ; lui sont rattachées les fonctions de régisseur d'avances et de recettes des cabinets ;
- il a en charge la sécurité des réseaux pour le compte des cabinets et du bureau des cabinets, en liaison avec la DNUM, gère la maintenance du parc informatique ainsi que celle du suivi des applications spécifiques des cabinets ;
- il suit l'activité normative du ministère et participe à l'élaboration du programme du Gouvernement en lien avec le SGG ;
- il prépare les promotions dans l’ordre national du Mérite, la Légion d’honneur et la médaille de la sécurité intérieure ;
- il gère l'ensemble des correspondances et des courriels adressés aux ministres par les élus, les particuliers, les associations et les autres ministres, en liaison avec les directions du ministère ;
- il pilote le courrier central, qui constitue le bureau de poste des services centraux du ministère ;
- il assure une analyse du courrier avant enregistrement et traitement par les membres des cabinets ou par les sections de la correspondance ;
- il est chargé de la pré-gestion RH des personnels du BDC, des membres du cabinet du ministre de l’Intérieur et des cabinets rattachés (plus de 300 agents).
Sous l’autorité de la cheffe de section et de son adjointe, vous assurez le soutien logistique et l'organisation protocolaire des manifestations et réunions qui se déroulent à l’Hôtel de Beauvau.
Les missions confiées sont les suivantes :
1- Organisation et coordination de la mise en place des manifestations protocolaires et événementielles (réunions, réceptions, cérémonies diverses) passant par l'élaboration et la gestion des invitations, la réalisation des déroulés et des dossiers des cérémonies et manifestations, la gestion des installations et dispositifs protocolaires, la participation à la réalisation des cavaliers et des plans de tables avec le suivi du calendrier;
2- Gestion des demandes de prestations (devis, commandes, maintenance, habilitations diverses), des relations avec les fournisseurs (suivi des commandes jusqu'à la livraison / réalisation des prestations);
3- Suivi des stocks et des inventaires, notamment des mobiliers, dont le Mobilier national, des dispositifs protocolaires, veiller à leur entretien ;
4- Suivi et gestion des locaux (aménagement, état des lieux, signalétiques, mise à jour des plans, entretien) ;
D'autres missions pourraient, selon l'évolution du service, être ajoutées ou retranchées.
Ce poste est soumis à une possibilité d'intervention en soirée et week-end. Discrétion, rigueur, méthode, capacité d'anticipation, esprit d'équipe et grande disponibilité sont des qualités requises.
Liaisons hiérarchiques
Le responsable de la section et son adjointe, l’adjoint au chef du BDC et la cheffe du BDC.
Liaisons fonctionnelles
Le cabinet, le BDC, les directions du ministère et notamment SG/DEPAFI (BGSAC, BPGP), SG/DICOM, les fournisseurs.
Vos perspectives:
Expérience à valoriser sous les aspects : réactivité face à de multiples et diverses demandes faites par un cabinet ministériel.
Article L332-22 du CGFP
Durée du contrat : 3 mois