CAB MIN Assistant administratif

·         Activités du service

L’Intendance est intégrée au bureau des cabinets.
Ce dernier est en charge du soutien du fonctionnement des cabinets du ministre et du secrétaire d’Etat :
-  il est chargé de la logistique, du protocole et de l’événementiel : installation des cabinets, réceptions, cérémonies publiques et privées, grandes rencontres internationales, déplacements des ministres ;
-  il prépare et assure le suivi budgétaire des cabinets et du bureau des cabinets dans le cadre de la LOLF et assure les fonctions de régisseur d'avances et de recettes des cabinets ;
-  il assure la sécurité des réseaux pour le compte des cabinets (rôle de RSSI) en liaison avec la DNUM et assure la maintenance du parc informatique ainsi que celle du suivi des applications spécifiques des cabinets ;
-  il assure le suivi de l'activité normative du ministère et participe à l'élaboration du programme du Gouvernement en lien avec le SGG ;
-  il prépare les promotions dans l’Ordre national du mérite, la Légion d’honneur et la médaille de la sécurité intérieure ;
-  il gère l'ensemble des correspondances adressées aux ministres par les élus, les particuliers, les associations et les autres ministres, en liaison avec les directions compétentes du ministère ;
-  il pilote le courrier central, qui constitue le bureau de poste des services centraux du ministère (100 000 plis mensuel à l'arrivée et au départ) en liaison avec la Poste ;
-  il assure une analyse fine du traitement du courrier avant enregistrement et traitement par les membres des cabinets ou par les sections de la correspondance ;
-  il est chargé de la pré-gestion RH des personnels du BDC, des membres du cabinet du ministre de l’intérieur, et le cas échéant, du/des cabinets rattachés (soit environ 300 agents).

·         Vos activités principales

Affecté à l’intendance, vous serez en charge de :
-  recensement des commandes de repas des cabinets ;
-  saisie des repas des cabinets dans les bases de facturation ;
-  saisie des factures de marchandises ;
-  saisie des sorties de marchandises ;
-  mise à jour des bases de données de marchandises ;
-  édition et diffusion des menus (imprimerie, usagers du restaurant) ;
-  édition de devis de prestation de restauration (réception, repas des cabinets) ;
-  édition de demande d’accréditation (livreur, prestataire) ;
-  édition de relevés d’heures des agents de restauration ;
-  édition des demandes de réservation de salle (logiciel GRR) ;
-  édition des plannings et d’agendas des agents de restauration ;
-  édition de signalétique de président de salle de réunion ;
-  planification des intervenants extérieurs (entretien technique, dératisation..) ;
-  classement et archivage numérique ;
-  saisie des inventaires (boisson, épicerie, argenterie, porcelaine, verrerie…) ;
-  commandes internes (boissons soft, bois, fournitures de bureau) ;
-  assister les agents de restauration dans leurs démarches administratives professionnelles.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Cabinet Ministériel

Composition et effectifs du service

Le service comprend 21 agents de restauration et d’intendance

Liaisons hiérarchiques

Intendant de l’appartement du ministre

Liaisons fonctionnelles

Intendance – Bureau des cabinets – Fournisseurs

Article L332-22 du Code général de la fonction publique