Assistant(e) de Direction

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

1 – Secrétariat de direction
- Accueil téléphonique et physique des usagers
- Gestion du courrier ‘’Arrivée’’ et ‘’Départ’’
- Enregistrement du courrier dans l’application MAARCH
- Vérification et ventilation des parapheurs des différents bureaux de la direction
- Gestion et organisation des réunions de la direction et des 3 bureaux
- Gestion de l’agenda de la Directrice
- Tenue de l’organigramme de la direction
- Organisation et réservation des salles de réunion, visioconférences ou audioconférences
- Rédaction ou saisie de documents divers (bordereaux d’envoi…)
- Classement et archivage des dossiers de la directrice et du secrétariat

2 – Affaires transverses
- Préparation des dossiers transversaux ou de réunions en lien avec les bureaux concernés
- Établissement du planning prévisionnel des congés du personnel de la Direction en lien avec les chefs de bureau
- Passage et suivi des commandes de fournitures et du matériel de bureau pour les agents de la direction
- Suivi des besoins en mobilier de la direction
- Appel de la maintenance et suivi des interventions pour les photocopieurs de la direction (renouvellement des cartouches ou dysfonctionnement)
- Suivi de proximité des dossiers RH en lien avec le Service général commun (transmission arrêts de maladie, demande de télétravail…)

Autres activités :
- Correspondante du service d’action sociale

L’agent sera amené à participer à la vie et au fonctionnement du service.
Ces activités sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

SECRETARIAT

Composition et effectifs du service

3 bureaux – 21 agents

Liaisons hiérarchiques

Directrice et son adjointe

Liaisons fonctionnelles

Secrétariat Général - Contact permanent avec les Chefs de bureaux et agents de la Direction - rapport avec les Chefs de services de l'Etat.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- Disponibilité

- Discrétion

- Rigueur

- Aptitude à la polyvalence

- Réactivité

- Capacité de compréhension et d’analyse

Durée attendue sur le poste : 5 ans

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Code général de la fonction publique, Livre III, Titre III

En cas d’absence de candidatures de titulaires, le poste peut-être pourvu par contrat en application du Code général de la fonction publique, Livre III, Titre III, articles L332-2 à L332-24.