Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

 
Dans une logique de polyvalence avec l’autre secrétaire, vous êtes en charge des tâches suivantes :

- Tenue de l’agenda du Préfet/de la Préfète, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.

- Organisation de webinaire avec les services de l’État et préfets.

- Contribution à la préparation des dossiers du Préfet/de la Préfète, notamment ceux concernant les visites et manifestations extérieures, en lien avec les services concernés (en particulier SCPPAT, SGAR, Bureau du Cabinet).

- Réception et filtrage des appels téléphoniques.

- Dactylographie de courriers, notes et documents divers.

- Présentation et organisation des réceptions du Préfet/de la Préfète en lien avec les personnels de la résidence : mise à jour des invités, envoi des invitations, réalisation de plan de table...

- Établissement de fiches « réception ».

- Accueil et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.

- Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l’ensemble des secrétaires particulières.

- Présence et prise de notes à certaines réunions (ex : réunion agenda)

- Invitations pour les cérémonies nationales

- Gestion et suivi des congés des préfets de département de la région Centre-Val de Loire.

- Gestion des messages du réseau RESCOM.

- Participation à la formation de la secrétaire junior.

Votre environnement professionnel

 
Activités du service

Secrétariat particulier

Composition et effectifs du service

un binôme avec une secrétaire junior

 
Liaisons hiérarchiques

Le Préfet/La Préfète

Liaisons fonctionnelles

- L’ensemble des membres du corps préfectoral.

- Les services de la préfecture.

- Les services de l’État dans le département et la région.

- Les élus et les personnalités

- Les cabinets ministériels

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Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l’environnement professionnel - Niveau maîtrise – requis

Avoir des compétences en informatique – bureautique - Niveau maîtrise – requis

Savoir-faire

Savoir s’organiser - Niveau maîtrise – requis

Savoir travailler en équipe - Niveau maîtrise – requis

Savoir négocier - Niveau pratique – requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - Niveau maîtrise – requis

Savoir s’adapter - Niveau expert – requis

Savoir s’exprimer oralement - Niveau initié - requis

Savoir accueillir - Niveau pratique – requis

Savoir communiquer - Niveau pratique – requis

Vos perspectives :

Ce poste exigeant et formateur vous permettra d’acquérir une bonne connaissance du fonctionnement de l’ensemble des services de la préfecture et des services de l’État dans le département. Il peut permettre d’évoluer vers tout poste dans le périmètre ATE.

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture du Loiret – 181 rue de Bourgogne 45000 ORLEANS

Domaine(s) fonctionnel(s) : Administration générale

Emploi(s) type / Code fiche de l’emploi-type : ADM004A

Fondement juridique du recrutement sur contrat, le cas échéant :

3° de l'article L332-2 du code général de la fonction publique