Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Affecté au secrétariat de direction de Mme la préfète et de M. le directeur de cabinet, le/la secrétaire appuie et participe à l’organisation des missions du corps préfectoral. A ce titre, et de manière très autonome, le secrétariat a pour missions principales :

-Gestion des agendas du préfet et du directeur de cabinet.

-Accueil téléphonique (filtrage, traitement et suivi).

-Accueil physique des personnes.

-Gestion des déplacements de la préfète et du directeur de cabinet.

-Réalise et suit les plannings des congés et des astreintes de l’ensemble du corps préfectoral.

-Participe au suivi des congés des directeurs des services de l’état et agents du cabinet.

-Gestion des courriels (plusieurs boîtes et il est à noter que la quantité de messages reçus impose rigueur et régularité dans leur consultation). 

-Récupération et préparation des dossiers du préfet et du directeur de cabinet : travail relationnel très étroit avec les sous-préfectures et différents services de la préfecture et de l’État.

-Traitement du courrier et des parapheurs du préfet et du directeur de cabinet.

-Assure le suivi de la gestion des crédits de résidence et de représentation de la préfète et du directeur de cabinet.

-La mise en signature et transmission des demandes d’hospitalisation d’office en lien avec l’ARS.

-La mise à jour de diverses bases de données.

-Planification et organisation administrative des déjeuners, dîners et réceptions. Envoi des invitations du Préfet et du Directeur de Cabinet et mise à jour des listes d’invités (lien étroit avec le bureau de soutien des résidences préfectorales). Le cas échéant soutien lors de cérémonies organisées à la résidence préfectorale.

 
Votre environnement professionnel :

Activités du service :
Le secrétariat particulier est intégré à l’équipe du cabinet préfectoral qui assure en outre :

- L’organisation des cérémonies officielles, décorations et interventions d’élus ainsi que la communication interministérielle (dans sa composante BRECI),

-La gestion des dossiers de sécurité publique et de protection civile (organisation des exercices de sécurité civiles), de l’instruction des dossiers de catastrophes naturelles, de détention d’armes et de suspension de permis de conduire ainsi que la gestion des crises (pour sa composante service des sécurités)

-Les déplacements d’une partie du corps préfectoral

Composition et effectifs du service : le secrétariat particulier est composé de deux agents de catégorie C : 1 chef du secrétariat et assistant de direction et 1 assistant de direction.

Liaisons hiérarchiques : la préfète et le directeur de cabinet.

Liaisons fonctionnelles : l’ensemble des autorités préfectorales et contacts quotidiens avec les services déconcentrés de l’État, élus, maires et cabinets ministériels.

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Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise / requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise / à acquérir

Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau initié / à acquérir

Savoir-faire

Savoir s'organiser : niveau maîtrise / requis

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise / requis

Savoir rédiger : niveau pratique / requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise / requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise / requis

Savoir accueillir : niveau pratique / requis

Durée attendue sur le poste : 3 à 4 ans

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)