Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Responsabilité du secrétariat de la sous-direction, qui comprend deux agents (outre le/la titulaire du poste décrit dans la présente fiche, un agent de catégorie C) 

Assister la sous-directrice et ses 2 adjoints dans l’organisation quotidienne de leur travail.

Contribuer à la tenue et la fiabilité de l’agenda et suivre les agendas des collaborateurs proches de la sous-directrice

Être partenaire de tous les bureaux de la SDPP pour la bonne organisation de leurs travaux

Gérer tous les dossiers de la Sous-direction sur ELISE (saisine et validation des dossiers)

Organiser les déplacements de la sous-direction,

Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs

Anticiper et prendre des initiatives pour résoudre les difficultés liées notamment à la planification, l’organisation des réunions ou du calendrier. Être force de proposition et éventuellement suivre des réformes organisationnelles (tests pour le parapheur électronique, classement performant …).

Assurer le suivi de réunions et leur programmation

Rédiger des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents)

Assurer la frappe de courriers, de notes ou de diaporama (Powerpoint) ainsi que la mise en forme

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau expert

Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise
 

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe
niveau expert

Savoir s'organiser
niveau expert

Savoir rédiger

niveau maîtrise

 Savoir-être

avoir le sens des relations humaines
niveau expert

 savoir accueillir

niveau expert

 savoir s'exprimer oralement

niveau maîtrise

Vos perspectives :

Les nombreux contacts sur l’ensemble du domaine de compétence de la sous-direction des politiques publiques peuvent vous permettre d’évoluer vers d’autres postes d’assistant(e)s au sein de la direction ou du ministère mais aussi de vous diriger vers un autre domaine fonctionnel.

L332-7