Groupe RIFSEEP : 2

vos activités principales

Accueil physique et téléphonique, Information du public

orienter les usagers vers les services compétents
réception, transfert et acheminement des communications téléphoniques
accompagnement des usagers dans les démarches administratives

Gestionnaire du Courrier

Tri et Ventilation du courrier entre les services.
Réception et orientation des saisines par voie électronique via le logiciel informatique correspondant
Enregistrement et circulation des parapheurs
expédition des colis et affranchissement courrier départ

Activités de gestion logistique  :

Réception et contrôle visuel des livraisons et des colis
participation à la gestion des salles de réunions
participation à la gestion de la flotte de véhicules de services (aide aux réservations, substitutions de véhicules, etc.)
participation à la gestion et à la distribution des fournitures
participation autres travaux logistiques

Votre environnement professionnel

Le SGCD de l’Aude est un service déconcentré à vocation interministérielle du ministère de l’intérieur, exerçant, sous l’autorité du préfet de département, les missions relatives aux fonctions support au bénéfice de la préfecture, de la DDTM et de la DDTESPP de l’Aude (= structures soutenues), conformément aux dispositions du décret n°2020-99 du 7 février 2020.

Service mutualisé, le SGCD a vocation à intervenir pour l’ensemble des structures soutenues dans le cadre notamment du contrat de services.

Le SGCD est constitué d’environ 60 agents, répartis en 5 services sous l’autorité de la direction :

• service ressources humaines

• service budget-finances

• service immobilier

• service logistique et relations usagers

• service systèmes d’information et de communication

Activités du service :

RELATIONS USAGERS

Gestion de l’accueil et des accès (préfecture, siège de la DDTM, siège de la DDTESPP)

Accueil physique, accueil téléphonique, administration des points numériques

Gestion du courrier interne et externe

Gestion des parapheurs et des navettes

Gestion des colis

Réception et contrôle des livraisons de consommables (nombre + état des colis)

 
LOGISTIQUE COURANTE

Gestion des archives

Reprographie

Gestion du mobilier et des fournitures

Gestion du parc automobile

Gestion du parc de copieurs

Gestion des salles de réunion

Composition et effectifs du service :
15 agents (1 A, 1B, 1 OPA, 12 C)

Liaisons hiérarchiques :

Le chef du service Logistique – Relations Usagers

Liaisons fonctionnelles :

les autres services du SGCD

D637C66B77DD4D219A535D97A9E2C7DD@ts.com

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaitre l'environnement professionnel - niveau pratique - à acquérir

Utilisation des logiciels bureautiques et applications web liés à l'activité - niveau pratique-  requis

Connaissance des techniques d'accueil et de communication - niveau pratique à acquérir

Savoir-faire :

Expression orale - niveau pratique - requis

Capacité d'organisation - niveau pratique - requis

Savoir gérer les conflits - niveau pratique - à acquérir

Savoir-être :

Etre à l'écoute, savoir accueillir - niveau pratique - requis

Avoir l'esprit d'équipe - niveau pratique - requis

Discrétion et confidentialité - niveau pratique - requis

Savoir rendre compte - niveau pratique - requis

Savoir être réactif - niveau pratique - requis

 
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Nécessité de discrétion absolue
- Présence requise aux heures d’ouverture du public (08h30-12h / 14h-16h30 ; 16h le vendredi)
- Nécessaire programmation des congés à l’avance pour établissement du tableau de travail collectif en vue d’assurer la continuité de service
- Participer aux formations organisées
- Supérieur hiérarchique basé dans les locaux de la préfecture

2° de l'article L332-2 du code général de la fonction publique